Piotr Knaś

62. spotkanie FK w Niepołomicach pt. „Dobre Relacje”

Spotkanie Forum Kraków, które odbyło się w dniach 25-26 sierpnia 2025 roku w Niepołomicach, było poświęcone systemom i procesom wspierającym tworzenie „dobrych relacji” w instytucjach kultury, a także między nimi oraz w ich otoczeniu. Gospodarzem wydarzenia była dyrektorka Samorządowej Instytucji Kultury „Pole Kultury”, Natalia Nowacka, której serdecznie dziękujemy za zaproszenie.

Spotkanie rozpoczęło się od powitania uczestników przez burmistrza Niepołomic, Michała Hebdę. W wydarzeniu wzięli również udział dyrektorzy innych niepołomickich instytucji kultury: Biblioteki Publicznej w Niepołomicach, Muzeum Niepołomickiego, Zamku Królewskiego w Niepołomicach oraz Młodzieżowego Obserwatorium Astronomicznego (działającego jako placówka edukacyjna). Wieczorne ognisko odbyło się dzięki wsparciu Nadleśnictwa Niepołomice, co umożliwiło nam poznanie zwyczajów nietoperzy i posłuchanie ich echolokacji na żywo w Puszczy Niepołomickiej.

Prezentacja Natalii Nowackiej – „Pole Kultury: relacje jako proces”

Natalia Nowacka opowiedziała o procesie połączenia dwóch instytucji kultury, w ramach którego świetlice i domy kultury z pozamiejskiej części Niepołomic oraz cztery placówki w samych Niepołomicach zaczęły działać wspólnie. Dyrektorka wskazała, że „Pole Kultury”, podobnie jak wiele innych lokalnych instytucji, działa „w biegu”, w pędzie kolejnych imprez i zadań, które trzeba planować, realizować i rozliczać. Instytucja musi sobie radzić z natłokiem przedsięwzięć generowanych przez prężne lokalne organizacje, grupy i samorząd. Wyzwaniem są kolizje terminów oraz płynne, uzgadniane na bieżąco działania w relacji z innymi lokalnymi instytucjami, takimi jak biblioteka, muzeum, zamek czy Młodzieżowe Obserwatorium Astronomiczne.

Dyrektorzy tych placówek wspólnie podkreślili, że zależy im na wzajemnym wsparciu i synergicznym łączeniu zasobów. Taki sojusz organizacyjny pozwala na osiąganie oczekiwanego efektu partnerstwa i tworzenie spójnej oferty dla dynamicznie rozwijających się Niepołomic (w ciągu 20 lat gmina zwiększyła liczbę mieszkańców o ponad 100%). To także ogromne wyzwanie organizacyjne, wymagające elastyczności, uważności i pracy „w niedoczasie”, w oparciu o relacje i interakcje.

Jednym z najważniejszych aspektów zmiany, o której mówiła Nowacka, była partycypacja. Przykładem wdrażania partycypacyjnego projektowania z wykorzystaniem metody design thinking jest model rozwoju projektów, którego myśl przewodnia brzmi: „jak coś zażre, to w to idziemy”. Oznacza to umiejętność przekształcania oddolnych, punktowych inicjatyw w działania kulturalne, gdzie pomysły są testowane, rozwijane i wzmacniane w kolejnych iteracjach projektu. Wymaga to kompetencji pracy przy braku pełnej informacji, eksperymentowania i zaufania, że dzięki współpracy uda się pokonać przeciwności, rozwiązując kolejne zagadnienia na bieżąco. W ten sposób powstały wakacyjne animacje na placach zabaw czy występy orkiestr dętych w parku miejskim. Dyrektor Nowacka podkreśliła, że inni dyrektorzy i dyrektorki instytucji w Niepołomicach również angażują się w działania kulturalne jako pasjonaci, co ułatwia współpracę, ponieważ nie tyle zarządzają zadaniami zza biurka, ile są ich zaangażowaną częścią. Taki styl działania jest niezwykle ważny dla dobrej współpracy.

Nowacka opowiedziała także o zmianach w zespole, które były nieuniknione, gdyż nie wszyscy pracownicy chcieli pracować w tak dynamicznym i procesowym środowisku. Nowa strategia „HR” zakładała, że pracownicy będą samodzielnie tworzyli swoje zakresy obowiązków, wykorzystując mocne strony, pasje i style pracy. Dzięki takiemu bezpośredniemu i zdecentralizowanemu stylowi zarządzania, zmiana stała się dla instytucji „Pole Kultury” czymś oswojonym.

Prezentacja Moniki Dylewskiej – „Gdański Archipelag Kultury: relacje jako system”

Monika Dylewska przedstawiła inny element tworzenia dobrych relacji, jakim jest waga systemowego podejścia do zmiany w instytucji kultury. Opowiedziała o ewolucji Gdańskiego Archipelagu Kultury (GAK), który z rozproszonej, niezintegrowanej instytucji stał się spójną jednostką, wspierającą współpracę wewnętrzną. Dylewska podkreśliła, że GAK przechodzi transformację w stronę „społecznego domu kultury”, który nie tylko organizuje wydarzenia, ale staje się transparentną i zrozumiałą dla mieszkańców instytucją publiczną. Poszczególnymi placówkami zarządzają w niej menedżerowie miejsc – organizatorzy społeczności lokalnych, których misją jest współpraca z mieszkańcami w tworzeniu działań kulturalnych.

Prelegentka mówiła o potrzebie porządkowania systemu organizacyjnego, aby był on czytelny dla odbiorców, pracowników, partnerów i mieszkańców. GAK mocno stawia na partycypację lokalną, animację w dzielnicach, edukację artystyczną i kulturalną oraz archiwistykę społeczną, pozostając jednocześnie organizatorem dużych miejskich festiwali i wydarzeń. Taka zmiana wymaga dobrego systemu pracy.

Ważnym aspektem poruszonym przez Dylewską był dobrostan pracowników. GAK, zatrudniający około 70 osób, intensywnie szkoli zespół i uczy pracowników dobrego gospodarowania czasem, a także dba o sprawne funkcjonowanie zespołów merytorycznych i zarządzających placówkami. Dylewska podkreśliła, że brak sukcesji jest istotnym wyzwaniem dla takiej instytucji kultury (nowi pracownicy zaczynają wszystko „od nowa”), dlatego instytucja musi być przygotowana na naturalność zmiany. Ponieważ instytucja musi być zorganizowana z myślą o reagowaniu na potrzeby, pomysły i inicjatywy społeczności lokalnych, musi również bardzo dbać o dostępność kultury.

Kluczem do zajęcia właściwej roli w rozwoju lokalnym jest tworzenie transparentnego, przejrzystego systemu, który równoważy dobrostan pracowników z ich dobrym merytorycznym przygotowaniem i systemowym „oprzyrządowaniem” instytucjonalnym do pełnienia misji społecznej. Jest to również istotny aspekt, aby instytucja mogła działać systematycznie, a nie zrywami, przeciwdziałając wypaleniu zespołu.

Dyskusja i rekomendacje

Prezentacje pokazały dwie odmienne, ale wzajemnie uzupełniające się perspektywy. Natalia Nowacka podkreśliła rolę instytucji jako miejsca kreacji i kreatywności, gdzie praca opiera się na procesach społecznych i zespołowej burzy mózgów. Zmiana jest tutaj dynamicznym procesem zarządzanym ad hoc, a instytucja staje się twórczym, żywym miejscem tworzenia kultury.

Monika Dylewska z kolei mówiła o instytucji jako publicznej, samorządowej placówce, która działa w oparciu o standardy transparentności i planowania. Jest to formalnie i systemowo dopracowane miejsce organizacji działań kulturalnych i społecznych. W tym ujęciu instytucja kultury jest rzetelnym i czytelnym zakładem pracy z jasno określonymi rolami i standardami.

Obie prelegentki zgodziły się, że należy znaleźć złoty środek pasujący do kontekstu lokalnego, zadań, kultury organizacji i preferowanego w zespole stylu pracy. Z tej dyskusji można wynieść ważną rekomendację: prawo dotyczące instytucji kultury powinno równoważyć te dwa podejścia. Z jednej strony, powinno dbać o instytucjonalność, zapewniając stabilność, transparentność i dostępność dla mieszkańców. Taki model chroni przed chaosem i nieprzewidywalnością, zapewniając, że instytucja będzie działać efektywnie i będzie rzetelnym partnerem dla samorządu i społeczności. Z drugiej strony, prawo musi wspierać uspołecznienie i kreatywność, dając instytucjom swobodę w działaniu, eksperymentowaniu i odpowiadaniu na potrzeby lokalnych społeczności.

Zagrożeniem jest zarówno przekształcenie instytucji kultury w „urząd do spraw kultury”, gdzie dominuje biurokracja, a brakuje przestrzeni na kreatywność i zaangażowanie społeczne, jak i zbytnia koncentracja na pracy „na relacjach”, która może prowadzić do chaosu, braku transparentności i nierówności w dostępie do oferty. Prawo musi zatem tworzyć ramy, które pozwalają na twórczą swobodę, jednocześnie zapewniając odpowiedzialność i stabilność.